Yêu cầu ứng viên cần đáp ứng khi tuyển dụng phó chánh văn phòng: Đọc ngay cùng worklink!
Trước tiên thì cần hiểu rõ vị trí chánh văn phòng là gì?
Chánh văn phòng chính là những người đứng đầu và có nhiệm vụ chính trong điều phối công việc hàng ngày của văn phòng cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
Mô tả công việc khi tuyển dụng phó chánh văn phòng
Tham mưu, giúp việc cho Ban Tổng giám đốc trong công tác: tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị, văn phòng của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị (Quy định ra vào Công ty, quy định sử dụng trang thiết bị tài sản,…)
Tổ chức, quản lý, phân công nhiệm vụ và xây dựng chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên dưới quyền theo quy định của Tập đoàn
Phối hợp với Trưởng bộ phận/ Giám đốc tại các ĐVTV để giám sát, hướng dẫn, đánh giá việc triển khai các chỉ thị, quyết định, … của TGĐ về công tác hành chính quản trị.
Phối hợp trong việc xây dựng văn hóa Doanh nghiệp trong toàn Tập đoàn
Kiểm tra, hướng dẫn, giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế của toàn bộ CBNV Tập đoàn.
Tổ chức theo dõi, thống kê công tác chấm công, phép năm, … của toàn bộ CBNV Tập đoàn.
Tổ chức các sự kiện của Tập đoàn như lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ, tết, hội nghị… và lễ tân đón tiếp khách ra vào công ty
Trực tiếp tham gia công tác ngoại giao, tiếp đón khách theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
Trực tiếp giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương nơi Công ty đặt trụ sở và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.
Xác định nhu cầu sử dụng tài sản, TTB, … và đề xuất phương án mua sắm, loại hình dịch vụ, …phù hợp trước khi chuyển TGĐ phê duyệt
Tổ chức việc mua sắm tài sản, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình của Công ty
Tổ chức và triển khai công tác bảo hành, bảo dưỡng, điều chuyển tài sản, sửa chữa cơ sở hạ tầng, ..
Xây dựng các quy trình, quy định, chế tài liên quan đến việc mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng, … TTB và phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện
Lập các định mức sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, … tiết kiệm, hiệu quả trình TGĐ phê duyệt
Tổ chức, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ tài sản, hồ sơ bảo hiểm tài sản các loại;
Tổ chức công tác kiểm kê đánh giá tài sản TTB định kỳ hoặc đột xuất tại cơ quan Tập đoàn và tham gia Hội đồng kiểm kê tài sản của Tập đoàn.
Lập kế hoạch chi tiêu, quyết toán tài chính hàng tháng phục vụ cho hoạt động của Văn phòng
Tổ chức và chỉ đạo trực tiếp việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật và của Công ty
Tổ chức cung ứng các dịch vụ IT, điện thoại, trông giữ xe, bếp ăn tập thể, …
Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
Quản lý, điều hành và trực tiếp điều động xe cho CBNV đi công tác
Tổ chức, điều hành công tác luân chuyển văn bản, văn thư lưu trữ, soạn thảo công văn…
Tổ chức, triển khai việc đảm bảo vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động trong toàn Tập đoàn.
Thực hiện xét duyệt thanh quyết toán các chi phí đối ngoại của Tổng giám đốc
Phối hợp công tác truyền thông nội bộ, truyền thông đại chúng, công tác PR, quảng cáo
Phối hợp với Công đoàn để tổ chức thăm hỏi, động viên NLĐ. Phối hợp tổ chức các sự kiện khác trong Tập đoàn nếu có
Lập kế hoạch và báo cáo theo quy định
Các công tác khác theo phân công của Ban TGĐ
Yêu cầu ứng viên cần đáp ứng khi tuyển dụng phó chánh văn phòng
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản lý Hành chính, Quản trị Nhân lực, Luật..và các ngành có liên quan.
Đã có kinh nghiệm làm việc ở các vị trí Trưởng / phó phòng tối thiểu từ 5 năm trở lên.
Đã từng trực tiếp thực hiện các công tác như tổ chức hội nghị khách hành, thành lập công ty / chi nhánh, tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề, tổ chức tiệc công ty, ….
Kỹ năng cá nhân:
Có kỹ năng tốt về công tác quản lý, sắp xếp tổ chức triển khai công việc.
Có kỹ năng tốt về việc lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu làm việc cho bộ phận và cá nhân.
Có kỹ năng tốt về việc tiếp nhận thông tin, truyền đạt thông tin, đàm phán và thuyết phục.
Có kỹ năng lắng nghe và hiểu ý tốt.
Có tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Tính cách
Trung thực, có đạo đức nghề nghiệp.
Hòa nhã, thân thiện và cởi mở.
Dễ thích nghi với môi trường mới, có khả năng chịu được áp lực cao trong công việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao trong công việc.
Nếu bạn sẵn sàng làm việc với các nhà tuyển dụng có thể giúp bạn tìm thấy tài năng bạn cần để giúp doanh nghiệp thành công, hãy liên hệ với các chuyên gia tuyển dụng tại Worklink Việt Nam ngay hôm nay.
