Quản lý kho: Vị trí có nhiều vai trò và trách nhiệm

Worklink

Đối với các công ty cần lưu trữ hàng hóa, quản lý kho là một yếu tố quan trọng đòi hỏi quy trình chi tiết và rõ ràng. Với sự phát triển của thị trường và sự đa dạng của hàng hóa và sản phẩm, việc quản lý kho cần phải linh hoạt, hiệu quả và có chiến lược cụ thể. Bài viết này sẽ đi sâu vào các nhiệm vụ cần thực hiện và những phương pháp quản lý kho hiệu quả, từ việc tối ưu hóa không gian lưu trữ đến việc cải thiện quy trình vận chuyển và quản lý hàng tồn kho.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến lưu trữ và vận hành hàng hóa trong kho hoặc trung tâm phân phối. Quá trình này bao gồm các nhiệm vụ như đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu trữ, đóng gói, định vị và phân phối hàng hóa đến khách hàng hoặc các điểm bán lẻ. Mục tiêu chính của quản lý kho là tối ưu hóa việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Vai trò của việc quản lý kho

Quản lý kho giữ vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:

Ngăn ngừa thất thoát hàng hóa Thiết lập các quy trình quản lý rõ ràng và chặt chẽ giúp ngăn chặn thất thoát hàng hóa do hỏng hóc, hao mòn hoặc sai sót trong quản lý. Việc theo dõi tồn kho và thực hiện kiểm kê định kỳ cũng giúp phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến sự mất mát của hàng hóa.

Tiết kiệm chi phí Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu thất thoát hàng hóa và hạn chế các chi phí không cần thiết trong quá trình vận hành kho. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa quá trình đặt hàng để tránh dư thừa hàng hóa và áp dụng quản lý kỹ thuật số nhằm giảm chi phí vận chuyển và các lệ phí liên quan.

Tăng doanh thu cho cửa hàng Quản lý kho hiệu quả có thể cải thiện kỹ thuật bán hàng và dịch vụ khách hàng. Duy trì mức tồn kho hợp lý đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng, tăng cơ hội bán hàng và doanh thu.

Tăng hiệu quả về vốn lưu động Tối ưu hóa quy trình đặt hàng và kiểm soát tồn kho giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Điều này cho phép doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối thiểu cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều vốn vào hàng tồn kho.

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động Quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa thời gian quay vòng vốn lưu động, tức là thời gian vốn đầu tư vào hàng tồn kho trước khi chuyển thành doanh thu. Bằng cách kiểm soát và điều chỉnh mức tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian vốn lưu động bị ràng buộc, cải thiện dòng tiền và hiệu suất vận hành.

Những công việc cần làm

Để đảm bảo hoạt động kho hiệu quả và đạt hiệu suất cao, có một số nhiệm vụ quan trọng trong quản lý kho cần được thực hiện, bao gồm:

Sắp xếp hàng hóa trong kho Tổ chức và phân loại hàng hóa trong kho một cách khoa học và hợp lý. Tạo và tối ưu hóa sơ đồ lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.

Tuân thủ quy định và tiêu chuẩn về hàng hóa trong kho Sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quản lý hàng hóa có hạn sử dụng ngắn theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO).

Thực hiện thủ tục nhập – xuất Xây dựng quy trình tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ, hồ sơ liên quan đến nhập và xuất hàng hóa. Ghi chép và lưu trữ tất cả hóa đơn nhập – xuất kho. Theo dõi và kiểm kê định kỳ để đối chiếu tồn kho thực tế với hệ thống.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu Giám sát lượng hàng tồn kho hàng ngày để đảm bảo duy trì mức tồn kho tối thiểu. Đánh giá và điều chỉnh mức tồn kho dựa trên biến động của từng loại hàng hóa.

Tuân thủ quy định PCCC và an toàn kho Đảm bảo tuân thủ mọi quy tắc về phòng cháy chữa cháy trong kho. Thực hiện kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để ngăn ngừa ẩm ướt, mối mọt, và hư hỏng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Quy trình quản lý kho cơ bản

Để quản lý kho thuận tiện, hiệu quả và tối ưu, cần thiết lập một quy trình rõ ràng và chi tiết. Dưới đây là quy trình 7 bước cụ thể cần nắm vững:

Bước 1 – Nhập kho Trong bước này, hàng hóa được nhập từ nhà cung cấp vào kho. Kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng sản phẩm để tránh sai sót trong quá trình nhập kho.

Bước 2 – Tiến hành lưu kho Sau khi nhập kho, hàng hóa được sắp xếp và lưu trữ một cách hợp lý. Phân loại sản phẩm và sắp xếp chúng trên các kệ hoặc ngăn riêng giúp việc quản lý và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Bước 3 – Nhận hàng để thực hiện đơn hàng Nhân viên kho thu thập hàng hóa từ kho để thực hiện các đơn hàng. Việc sắp xếp hàng hóa trước đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất quá trình này.

Bước 4 – Đóng gói và xuất kho Hàng hóa sau khi được nhận sẽ được đóng gói cẩn thận và chuẩn bị cho việc xuất kho. Điều này đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và giảm thiểu chi phí giao hàng.

Bước 5 – Hoàn hàng Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại, quá trình hoàn hàng được thực hiện theo chính sách của doanh nghiệp. Hàng trả lại được xử lý và phân loại đúng cách để tái sử dụng hoặc tái chế.

Bước 6 – Kiểm hàng Thực hiện kiểm kê kho định kỳ để đảm bảo dữ liệu kho chính xác và tránh sai sót trong quản lý hàng tồn kho.

Bước 7 – Thống kê, báo cáo Thống kê và báo cáo tình trạng kho hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động quản lý kho, hỗ trợ cho các quyết định quản lý.

Quy trình này giúp tổ chức và tối ưu hóa các hoạt động quản lý kho, đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Trên đây là thông tin về khái niệm, vị trí, vai trò của việc quản lý kho. Hi vọng Worklink đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích!