Preboarding đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên mới. Bài viết này Worklink sẽ đi sâu vào quá trình Preboarding, phân biệt nó với Onboarding, và giải thích lý do vì sao các chuyên gia nhân sự nên đặc biệt chú ý đến giai đoạn này.
Preboarding là gì và khác gì so với Onboarding?
Preboarding là giai đoạn chuẩn bị cho nhân viên mới trước khi họ chính thức bắt đầu làm việc. Quá trình này kéo dài từ khi nhân viên chấp nhận lời mời làm việc cho đến ngày họ bắt đầu công việc. Preboarding bao gồm các hoạt động như:
- Chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu cần thiết cho nhân viên mới
- Cung cấp thông tin về công ty, văn hóa doanh nghiệp, các chính sách và quy định
- Kết nối nhân viên mới với đồng nghiệp và quản lý
Onboarding, ngược lại, là quá trình tiếp nhận và hòa nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp. Giai đoạn này bắt đầu từ ngày đầu tiên họ đến làm việc và có thể kéo dài vài tuần hoặc vài tháng. Onboarding bao gồm các hoạt động như:
- Giới thiệu công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên mới
- Đào tạo kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc
- Hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập với đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp
Vì vậy, Preboarding là bước chuẩn bị trước Onboarding, giúp nhân viên mới có sự khởi đầu thuận lợi bằng cách cung cấp cho họ những thông tin và công cụ cần thiết. Điều này giúp họ nhanh chóng và hiệu quả hơn trong quá trình hòa nhập vào doanh nghiệp.
Vì sao Preboarding quan trọng?
Preboarding mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên mới, bao gồm:
- Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm: Nghiên cứu của SHRM cho thấy 22% nhân viên mới nghỉ việc trong vòng 6 tháng đầu. Một quy trình Preboarding hiệu quả có thể giúp giảm đáng kể tỷ lệ này.
- Tăng năng suất làm việc: Nhân viên mới sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ hiểu rõ công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình từ đầu.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên: Khi được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu làm việc, nhân viên mới sẽ cảm thấy được chào đón và ủng hộ, từ đó tăng sự hài lòng và gắn kết với doanh nghiệp.
Các bước cần thiết cho quá trình Preboarding
Dưới đây là một số bước cơ bản trong quy trình Preboarding:
- Gửi thư chào đón: Thư chào đón là cách để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và chào đón nhân viên mới. Thư nên bao gồm thông tin về doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp, ngày bắt đầu làm việc, địa điểm làm việc, và các thông tin cần thiết khác.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới đã sẵn sàng. Điều này giúp nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc ngay khi họ đến công ty.
- Cung cấp thông tin cần thiết: Doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên mới những thông tin quan trọng về doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp, các chính sách và quy định nội bộ. Điều này giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về môi trường làm việc và chuẩn bị tốt hơn cho công việc.
- Giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp: Tổ chức buổi gặp gỡ để giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp và quản lý trực tiếp, có thể thông qua một buổi trò chuyện trực tuyến. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và dễ dàng hòa nhập hơn.
Doanh nghiệp có thể điều chỉnh các hoạt động Preboarding sao cho phù hợp với quy mô và văn hóa của mình. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo quy trình Preboarding mang lại lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và nhân viên mới.
